Ablauf

Ablaufschema einer Befragung mit SEP_SCHULE

1. Vorbereitung

Der erste Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Befragung mit SEP-SCHULE ist eine weitsichtige Planung. Stimmen Sie deshalb im Vorfeld in den relevanten Gremien ab, welche Aspekte von Schulqualität sie evaluieren wollen (Module), welche konkreten Inhalte erfragt werden sollen (Bausteine) und welche Personengruppen Sie dazu befragen möchten.

Stellen Sie sich Ihren eigenen schulspezifischen Fragebogen mit einer Auswahl der zur Verfügung stehenden Inhalte zusammen. Darüber hinaus können Sie eigene Fragen formulieren, um weitere schulspezifische Aspekte zu berücksichtigen.

Informieren Sie die Personengruppen, die Sie befragen möchten, möglichst frühzeitig und umfassend über Ihre Online-Befragung mit SEP-SCHULE. Machen Sie transparent, welche Ziele mit der Befragung verfolgt werden. Stellen Sie klar, dass die Befragung anonym erfolgt, d.h., dass niemand erfahren wird, welche Befragten welche Antworten gegeben haben. Beispiele für Befragungseinladungen für alle Gruppen finden Sie hier:

2. Erstellung

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (s. Zugang) im geschützten Bereich von SEP-SCHULE an und erstellen Sie Ihre Online-Befragung. Unter „Neue Befragung“ bzw. „Eine neue Befragung anlegen“ werden Sie in wenigen Schritten durch diesen Prozess geleitet.

Im Zuge der Erstellung Ihrer Befragung entscheiden Sie u. a., in welcher Form die Befragten ihre TAN (=TransAktionsNummer) erhalten. Sie können für jede Befragungsgruppe neu entscheiden, ob die TAN in gedruckter Form, als E-Mail oder per GruppenTAN bereitgestellt wird.

Wenn Sie die Druck-Variante wählen, können Sie nach Aktivierung der Befragung unter „Laufende Befragungen“ ein PDF-Dokument mit den gruppenspezifischen TANs herunterladen. Die einzelnen TANs müssen nur noch ausgeschnitten und an die entsprechenden Befragten verteilt werden.
Wenn Sie die E-Mail-Variante wählen, geben Sie bei der Erstellung der Online-Befragung die E-Mail-Adressen der zu befragenden Personen im Portal ein. Mit der Aktivierung der Befragung werden die TANs automatisch an die Befragten versandt. Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass Sie die E-Mail-Adressen für die Einladung zur Online-Befragung nutzen dürfen. Die E-Mail-Adressen werden entsprechend den Vorgaben der DSGVO nur für die Dauer der Befragung im Portal gespeichert und nach Beendigung der Befragung gelöscht.
Es gibt zudem die Möglichkeit eine GruppenTAN zu erstellen. Hierbei wird eine TAN bzw. ein QR-Code generiert. Diese können Sie den Teilnehmenden z. B. per Aushang zur Verfügung stellen.

Nehmen Sie sich beim letzten Schritt ausreichend Zeit, alle Angaben noch einmal genau zu prüfen, ehe Sie die Befragung aktivieren. Nach der Aktivierung können Sie keine Änderungen mehr vornehmen.

3. Durchführung

Mit dem Aktivieren der Befragung haben alle Befragten die Möglichkeit, mittels ihrer TAN über verschiedene mobile Endgeräte (PC, Tablet, Smartphone) an der Onlinebefragung teilzunehmen. Solange die Befragung noch nicht beendet ist, können Sie im geschützten Bereich von SEP-SCHULE unter „Laufende Befragungen“ bei der TAN-Vergabe über E-Mail eine Erinnerung versenden.

Sie entscheiden, dass die Teilnahme ausreicht bzw. die Frist zu Ende ist, können Sie die Befragung unter „Laufende Befragungen“ beenden. Dies ist nur einmal möglich und kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Ergebnisbericht wird automatisch erstellt.

Tutorial zum Beobachten und Beenden einer Befragung: https://www.youtube.com/watch?v=kLFNN9OXXIk

4. Auswertung

Nach Beendigung der Online-Befragung steht im geschützten Bereich von SEP-SCHULE unter „Ergebnisse“ der Ergebnisbericht in verschiedenen Formen bereit. Sofern Sie die Befragung nicht löschen, können Sie die Ergebnisse auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit einsehen und herunterladen. Beim Löschen einer beendeten Befragung werden alle zu dieser Befragung gehörenden Daten gelöscht.

Wesentlicher Bestandteil des Evaluationsprozesses und Voraussetzung für einen gelingenden Schulentwicklungsprozess ist die nun folgende Auswertung des Ergebnisberichts. Nach Möglichkeiten sollten Vertreter*innen aller Personengruppen, die befragt wurden, an der Auswertung beteiligt sein. Im Zuge der Auswertung können Wahrnehmungsunterschiede festgestellt und mögliche Gründe diskutiert oder überraschende Ergebnisse thematisiert werden.